POJOKSATU.id - Tahukan Anda bahwa menulis email profesional atau email kerja ada etikanya?
Komunikasi menggunakan email telah menjadi tulang punggung interaksi profesional di era digital.
Namun, banyak pekerja profesional yang masih melakukan kesalahan mendasar yang dapat merusak reputasi mereka.
Menurut pakar etika komunikasi, ada 7kesalahan yang sering dilakukan saat menulis email kerja yang sebaiknya dihindari sebagaimana dilansir dari Business Insider.
1. Mengabaikan Subjek Email yang Tepat
Subjek email yang tidak jelas atau terlalu panjang dapat menyebabkan pesan Anda diabaikan. Pakar komunikasi menekankan pentingnya subjek yang "singkat, sederhana, dan spesifik."
Subjek yang baik membantu penerima memahami tujuan email dengan cepat dan meningkatkan kemungkinan email Anda dibaca.
2. Tidak Menyertakan Salam dan Penutup
Meskipun penipuan untuk langsung masuk ke inti pesan, selalu sertakan salam pembuka dan penutup dalam setiap email.
Adanya pembuka dan penutup pada email menunjukkan kesopanan dan profesionalisme.
Sesuaikan salam dengan tingkat formalitas korespondensi Anda. Jika penerima menggunakan "Halo" informal, Anda dapat membalas dengan cara yang sama.
3. Menggunakan Nada yang Tidak Sesuai
Mencocokkan nada pesan (tone) dengan konteks dan hubungan Anda dengan receiver sangatlah penting. Beberapa orang lebih formal, sementara yang lain lebih santai.
Perhatikan bagaimana penerima berkomunikasi dan menyelaraskan gaya Anda untuk menciptakan kesan profesional yang tepat.
4. Salah Menggunakan Gelar atau Kata Ganti
Ketika mengirim email ke orang yang tidak Anda kenal, hindari menebak jenis kelamin mereka.
Jika Anda tidak yakin tentang gelar atau kata ganti yang tepat, lakukan penelitian singkat atau gunakan nama depan mereka sebagai langkah yang paling aman.
5. Tidak Melakukan Proofreading
Kesalahan ketik dan tata bahasa dapat merusak kredibilitas pesan Anda. Selalu luangkan waktu untuk membaca ulang email sebelum mengirimnya.
Untuk pesan penting, perhatikan pembacaan dengan suara keras atau bahkan pencetakannya untuk pemeriksaan yang lebih teliti.
6. Mengirim Email Saat Emosi Tidak Stabil
Baca Juga: Yayasan Pesantren Islam Al Azhar Buka Lowongan Kerja untuk Unit DKI Jakarta!
Hindari menulis dan mengirim email saat Anda sedang marah atau emosional. Tunggu sampai Anda lebih tenang.
Atau, jika Anda tetap ingin menulis emailnya, isi kolom penerima terakhir untuk mencegah pengiriman yang tidak disengaja.
7. Mengabaikan Update Perkembangan
Jika Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu atau janji, kirimkan pembaruan kepada pihak terkait.
Komunikasi yang terbuka tentang kemajuan pekerjaan mengurangi kekecewaan dan membangun kepercayaan dalam hubungan profesional.
Email profesional yang efektif membutuhkan perhatian terhadap detail dan kesadaran akan etika komunikasi.
Baca Juga: Selamat Tinggal Mata Panda, Bongkar Rahasia Tetap Segar Bugar di Jam Rawan Ngantuk
Dengan menghindari ketujuh kesalahan umum tersebut, Anda dapat meningkatkan profesionalisme dan efektivitas komunikasi email di lingkungan kerja.
Apakah Anda memiliki tips tambahan tentang penulisan email yang efektif?***
Untuk mendapatkan artikel menarik dengan lebih cepat dan mudah bisa download aplikasi Pojoksatu.id untuk Android dan iOS dengan link di bawah ini:
